Digital Signage on toimialana varsin uusi tulokas, ja siksi ostamisen rutiinit ovat vielä aika kirjavat. Projekti mielletään milloin IT-laitteiston hankinnaksi, milloin ”televisioden” tinkimiseksi hyvään hintaan. Kokenut DS konsultti lähtisi rakentamaan hankintaa aivan toisin; selvittämällä viestinnälliset tarpeet, mahdollisuudet ja tavoitteet. Digital Signage hanke tukee parhaimmillaan yrityksen useita eri toimintoja, kuten markkinointia, myyntiä ja viestintää.
Digital Signage tarjoaa toimipaikkaviestintään hyvin erilaisen lähestymistavan perinteisiin viestintäkeinoihin verrattuna, oli sitten kyse mainonnasta, opastuksesta, koulutuksesta tai muusta viestinnästä. DS ei ole digitaalinen juliste tai valolaatikko, vaan se on viestintäväylä, joka mahdollistaa uudenlaisen toimipaikkaviestintä strategian. DS tarjoaa mahdollisuuden purkaa viestintää hienojakoisempaan muotoon, sisältö voi päivittyä automaattisesti useasti päivässä, ja sisällön päivittyminen voidaan integroida muihin digitaalisen viestinnän kanaviin, kuten sosiaaliseen mediaan, internet-sivustoihin, POS järjestelmiin jne. Myös sisällöntuotantoon ja julkaisuun on tarjolla monenlaisia ratkaisuja, automaatiota ja ominaisuuksia.
Digital Signage -järjestelmälle, jolla viittaan sekä tekniseen että toiminnalliseen kokonaisuuteen, voidaan asettaa tavoitteeksi henkilö- ja/tai asiakasviestinnän optimointi, markkinointi, imagon rakennus, toiminnalliset kustannussäästöt ja ylimalkaan viestinnän tehostaminen ja prosessien rationalisointi. Usein kuulee kysymyksen: ”paljonko näyttöjen hankinta nostaa myyntiä”; vastaus on että ei yhtään! Mutta jos laatii toimivan viestintästrategian, oikein valituista tuotteista ja palveluista, joiden markkinoimiseksi tuotetaan mediaan sopivaa sisältöä ja esitetään oikein sijoitetun näyttöjärjestelmän kautta, niin feed-back voi olla erinomainen. Yhtään ei haittaa sekään, että edellä viitattu sisältö on osa kokonaisvaltaista viestintästrategiaa.
Ennen hankintapäätöstä olisi hyvä kattavasti selvittää, mielellään yhdessä alan tuntevan asiantuntijan kanssa, ne tavoitteet jotka järjestelmälle on realistista asettaa, aihio siitä viestintästrategiasta joka aiotaan lanseerata, miten sisältöä aiotaan tuottaa ja ylläpitää ja mitä toiminnallisia ominaisuuksia taustajärjestelmältä edellytetään. Edellisellä viittaan sekä hallintaohjelmiston toimintoihin että mahdollisiin integraatioihin muiden järjestelmien, kuten kuvapankkien ja ERP-järjestelmien tai kassajärjestelmien kanssa.
Kun pohjatyö on tehty hyvin ja realistisin perustein, on helppo rakentaa oikeanlainen teknisen järjestelmän profiili.
Huomionarvoista on myös se, että digitaalisten viestintäpintojen tarve ja käyttö tulisi aina ottaa osaksi visuaalista ja rakenteellista konseptisuunnitelmaa. Valitettavan usein tehdään päinvastoin. Kun toimisteen uusi konsepti on valmis, yritetään siihen jotenkin sovittaa näyttöjä, joille paikkaa ei ole varattu, vaikka helposti suunnitteluvaiheessa olisi voinut.
Kustannustehokas Digital Signage -järjestelmä on siis pitkälle mietitty, monipuolinen viestintäkonsepti, ei niinkään muutamalla prosentilla tingitty rivi ”televisiota”. Todellinen ROI saavutetaan vain asettamalla realistiset tavoitteet ja lisäksi polku miten tavoitteet saavutetaan, ennen hankintaa. Pelkkien näyttöjen ja esityslaitteen hankinta ei paranna kommunikaatiota, myynnin rakennetta tai rationalisoi viestinnällisiä rutiineja.
Tällä sektorilla on vain kourallinen yrityksiä jotka leipätyökseen tekevät kokonaisvaltaisia Digital Signage konseptitoimituksia, vaikka monella sektorilla yrityksen ovatkin heränneet kauppaamaan näyttölaitteistoja lisämyynnin toivossa.
Digital Signage -asiantuntijan kanssa, jolla on selkeät näytöt sektorilta, kannattaa aina keskustella ennen hankintapäätöksen muotoilua – se ei maksa mitään, mutta voi säästää pitkän pennin.